El sistema de conferencias más básico consta de un micrófono, un amplificador, parlantes y dispositivos de visualización de escritorio (como terminales inteligentes de escritorio y monitores LCD). La combinación de estos dispositivos constituye un sistema de conferencia que sirve para transmitir sonido, mostrar información y amplificar el sonido, permitiendo a los usuarios ver, oír y hablar.
Con los avances tecnológicos y las crecientes demandas funcionales, especialmente el uso generalizado de computadoras y redes, el alcance de los sistemas de conferencias se ha ampliado. Ahora incluye votación/elección/deliberación, videoconferencia, videoconferencia remota, conferencia telefónica, interpretación simultánea y pantallas de escritorio. Estos son los elementos fundamentales de un sistema de conferencias moderno y han surgido una serie de dispositivos relacionados, como el control central, el control de temperatura, el control de iluminación, el control de sonido y el control de energía. Impulsado por el desarrollo tecnológico moderno, un sistema de conferencias ahora se define como un conjunto completo de hardware y software relacionado con las reuniones.
